1. Présentation de IIBA France et Genève

Le webinaire, organisé par les chapitres IIBA France et Genève, a commencé par une brève présentation de l’IIBA (International Institute of Business Analysis). Cette organisation professionnelle, fondée en 2003, vise à promouvoir la pratique de la business analyse (BA). IIBA propose diverses certifications, des groupes d'étude, des formations, et des événements tels que des ateliers et des congrès. 

Les chapitres français et Genève,  se concentrent sur la professionnalisation du métier de business analyste, en collaborant avec des entreprises et des établissements d'enseignement.

2. Intervention détaillée d'Alice Svadchii

Alice Svadchii a livré une présentation approfondie et très pratique sur les 7 défis majeurs de l’élicitation pour les Business Analysts (BA). Elle a mis en avant l'importance de bien comprendre et maîtriser ces défis pour réussir dans la mission complexe d’élicitation des besoins. Voici une description détaillée de chacun des points abordés :

1. Engagement des parties prenantes

Alice a expliqué que l’un des plus grands obstacles rencontrés par les BAs est l’obtention d’un engagement constant des parties prenantes. Bien souvent, les parties prenantes sont soit trop occupées, soit elles ne perçoivent pas l'importance de leur contribution au processus d’élicitation. Alice a insisté sur le fait que les BAs doivent faire preuve de créativité et de persévérance pour maintenir cet engagement. Ils peuvent notamment utiliser des techniques variées, comme l’organisation d’ateliers participatifs, la mise en place de canaux de communication adaptés, ou encore la démonstration d’exemples concrets pour montrer l’impact direct de l’implication des parties prenantes sur la réussite du projet.

2. Conflits d’exigence

Un autre défi crucial est la gestion des conflits d'exigence. Alice a expliqué que dans la plupart des projets, différentes parties prenantes ont des intérêts et des priorités divergentes, ce qui mène souvent à des exigences contradictoires. Elle a souligné l'importance pour les BAs de rester neutres et d’utiliser des techniques de négociation et de priorisation pour résoudre ces conflits. Alice a donné l'exemple de la technique MoSCoW (Must Have, Should Have, Could Have, Won't Have) comme un moyen efficace de classer les exigences par priorité et d’obtenir un consensus.

3. Définition du périmètre

Alice a évoqué les nombreuses fois où un projet a échoué en raison d'un périmètre mal défini ou en constante évolution. Elle a souligné que la définition claire du périmètre dès le début du projet est cruciale pour éviter les dérapages et les malentendus. Un périmètre flou entraîne souvent des demandes supplémentaires non planifiées, des coûts inattendus et une confusion généralisée au sein des équipes. Alice a conseillé aux BAs d'être rigoureux dans la documentation et de s'assurer que toutes les parties prenantes comprennent et approuvent le périmètre avant de commencer.

4. Clarté et communication

La capacité à bien communiquer est essentielle pour un BA. Alice a insisté sur l'importance de transmettre les informations de manière claire et compréhensible à toutes les parties prenantes. Elle a également souligné que la mauvaise communication est l'une des causes principales des échecs de projet. Les BAs doivent donc adapter leur communication à leur audience, en s’assurant que les termes techniques soient expliqués de manière simple pour les non-techniciens, et que les concepts métiers soient bien compris par les équipes techniques. Alice a encouragé l'utilisation d’outils visuels comme les maquettes, les diagrammes ou les cartes mentales pour mieux illustrer les idées complexes.

5. Exigences incomplètes ou ambiguës

Alice a partagé son expérience des projets où les exigences étaient mal ou incomplètement définies, ce qui a entraîné des erreurs de développement coûteuses et des révisions importantes. Elle a expliqué que l’une des principales responsabilités d’un BA est d’obtenir des exigences claires et précises dès le départ, en posant les bonnes questions et en s’assurant que les détails les plus petits sont bien compris. Elle a également souligné l'importance de la validation des exigences par les parties prenantes avant de les transmettre aux équipes techniques, afin d’éviter des révisions répétées.

6. Changements d'exigence

Les changements d’exigences en cours de projet sont inévitables, mais ils doivent être gérés avec soin pour éviter des perturbations majeures. Alice a expliqué que l’agilité a apporté des réponses à ces problématiques en rendant les équipes plus réactives aux changements. Cependant, même dans un cadre agile, un suivi rigoureux des modifications d'exigence est nécessaire pour garantir que le projet reste dans les limites budgétaires et temporelles. Elle a suggéré l'utilisation d'outils de gestion de projet comme Jira pour suivre les modifications, ainsi que des protocoles clairs pour approuver et implémenter les changements d'exigence.

7. Alignement des attentes

Enfin, Alice a insisté sur la nécessité d’aligner les attentes des parties prenantes avec les résultats attendus du projet. Très souvent, il existe un écart entre ce que les parties prenantes imaginent et ce que l'équipe de projet est capable de livrer. Cet écart conduit à de la frustration et à des insatisfactions. Alice a proposé plusieurs solutions pour éviter ce problème, comme des revues régulières avec les parties prenantes, des démonstrations intermédiaires et des validations itératives des livrables pour garantir que les attentes soient continuellement alignées avec la réalité du projet.

Exemples et solutions pratiques :

Tout au long de son intervention, Alice a illustré ses propos avec des exemples concrets tirés de son expérience, notamment sur des projets où les exigences changeaient fréquemment ou des équipes manquaient de clarté sur leurs objectifs. Elle a insisté sur l'importance de la flexibilité, tout en mettant en place des processus solides pour maintenir le contrôle sur les exigences.

Elle a également évoqué le rôle croissant de l'agilité dans la gestion des projets et a expliqué comment les BAs peuvent utiliser les principes agiles pour surmonter certains de ces défis, tout en rappelant que l’agilité n’est pas une solution miracle et que le succès dépend souvent d’une bonne compréhension des besoins de l’entreprise et des outils à disposition.

Alice a conclu cette partie en insistant sur la nécessité pour les Business Analysts de rester adaptables, de s’investir dans la formation continue et de développer leurs compétences en matière de communication, de négociation et de gestion des parties prenantes. Elle a également souligné l'importance de faire preuve de neutralité et d'impartialité tout au long du processus d’élicitation, pour garantir le succès des projets.

Ce segment principal de l’intervention a permis aux participants de mieux appréhender les défis pratiques auxquels ils sont confrontés quotidiennement, et d’obtenir des conseils pratiques pour les surmonter efficacement.

3. Résumé des échanges et contributions des participants

À la suite de l’intervention d’Alice Svadchii, une discussion dynamique s’est engagée entre les participants du webinaire, permettant d’apporter des éclairages supplémentaires et des retours d’expérience concrets sur les sujets abordés.

1. Questions autour de l’agilité et des méthodes hybrides

Un participant a soulevé la question de l’adoption de l’agilité par certaines entreprises qui revendiquent une approche agile, sans pour autant disposer des structures et outils adéquats pour la mettre en œuvre efficacement. Il a notamment évoqué le cas d’organisations qui se disent agiles, mais qui n’ont ni équipe Scrum, ni outils tels que Jira, pour assurer un suivi optimal des projets. Ce point a ouvert une réflexion sur la réalité de l'agilité dans de nombreuses entreprises, où elle est plus un mot à la mode qu’une véritable pratique.

Les participants ont également partagé leurs expériences dans des environnements de travail hybrides, où les méthodes agiles et traditionnelles coexistent, rendant le rôle du Business Analyst encore plus complexe. Plusieurs intervenants ont convenu que l’agilité est parfois mal comprise, et que cela peut mener à des attentes irréalistes ou à des processus mal définis.

2. Complexité du rôle du Business Analyst

Le rôle souvent flou du Business Analyst a fait l’objet de nombreux échanges. Les participants ont souligné qu’il est fréquent que les BAs soient amenés à porter plusieurs casquettes, notamment celle de Chef de Projet ou de Product Owner, sans que les responsabilités soient toujours bien délimitées. Ce mélange de rôles peut entraîner de la confusion, tant au niveau des attentes des parties prenantes que des tâches à accomplir. Il a été noté que cette situation est souvent liée à un manque de compréhension de la discipline de la Business Analysis par les employeurs.

La discussion a également mis en avant l'importance pour les BAs de clarifier leur rôle dès le début d'un projet. Une suggestion a été faite de toujours établir une matrice RACI (Responsable, Accountable, Consulted, Informed) pour délimiter clairement les responsabilités de chaque acteur du projet. Cela permet d’éviter les chevauchements de rôles et de s’assurer que chacun sait ce qu’on attend de lui.

3. Formation et développement des compétences

Un autre point important abordé par les participants a été l'importance de la formation continue et de l'adaptation aux évolutions du métier de Business Analyst. Les BAs doivent sans cesse améliorer leurs compétences, non seulement dans leur cœur de métier, mais aussi dans des domaines connexes comme la gestion de projet, l’utilisation d’outils spécifiques (comme Jira ou Confluence), ou encore le développement de compétences interpersonnelles (soft skills).

Certains participants ont fait remarquer que, bien que le métier de Business Analyst ne soit pas toujours bien compris, il devient de plus en plus crucial dans les entreprises modernes, notamment dans les organisations en pleine transformation digitale. Ils ont mis l’accent sur l'importance d'acquérir une compréhension approfondie des méthodologies agiles, tout en sachant naviguer dans des environnements de travail plus traditionnels.

4. Utilisation de l’IA dans la Business Analysis

Enfin, la discussion a abordé le rôle potentiel de l'intelligence artificielle (IA) dans l’exercice de la Business Analysis. Si certains participants ont exprimé leur intérêt pour l’utilisation de l’IA pour automatiser certaines tâches répétitives ou analyser des données complexes, ils ont également souligné les limites de cette technologie. Alice et d’autres intervenants ont insisté sur le fait que l’IA ne peut pas remplacer des compétences humaines essentielles comme la gestion des parties prenantes, la communication, la prise de décision ou la résolution de problèmes éthiques.

Le consensus général était que l’IA peut être un outil puissant pour améliorer l’efficacité des Business Analysts, mais qu’elle ne saurait se substituer aux qualités humaines indispensables à ce métier. Il a été convenu que l’IA doit être vue comme un complément aux compétences du BA, et non comme un remplacement.

Conclusion des échanges

Les échanges qui ont suivi l’intervention d’Alice ont mis en lumière plusieurs préoccupations clés des participants autour du rôle du Business Analyst dans les entreprises modernes. Les défis liés à l’adoption de l’agilité, à la définition du rôle du BA et à la formation continue ont été au centre des discussions. Il est ressorti des échanges que les BAs doivent non seulement être des experts en élicitation et en analyse, mais aussi des professionnels capables de naviguer dans des environnements complexes, en constante évolution.

La session a permis aux participants de partager leurs expériences et d'obtenir des conseils pratiques sur la manière de mieux gérer les défis quotidiens liés à la pratique de la Business Analysis. Il a été réaffirmé que la clé du succès pour un BA repose sur sa capacité à s’adapter, à clarifier ses responsabilités et à développer continuellement ses compétences.